Utilité des lots????

[Petale40]

Bonjour,
Nouvellement utilisatrice d'Acomba, je commence tranquillement à apprivoiser les différents modules et les périodes. Par contre, je n'arrive pas à comprendre l'utilité ou le fonctionnement des lots!!! Merci de m'éclairer!

[PlanteG]

Bonjour,

tout d'abord, un lot est est un 'contenant' dans lequel on crée des transactions. Quand on crée un transaction dans un lot, celle-ci n'affecte pas les livres, en fait on crée simplement un modèle de transaction à utiliser plus tard. On va créer un lot dit répétitif afin de stocker des transactions qui doivent être mises dans les livres à intervalle régulier. Supposons que tous les mois il faille:

• payer le loyer
  
• imputer une dépense payée d'avance
  
• payer un prêt

On va créer ces transactions dans un lot, et le moment venu, on transfère le lot à la comptabilité. À ce moment toutes les transactions dans le lot son effectivement crées dans la comptabilité, en une opération !

Une autre raison d'utiliser pourrait être de différer dans le temps des transactions que l'on ne peut effectuer immédiatement. Supposons qu'il faille transférer à la comptabilité les données des comptes clients, mais qu'on ne puisse le faire parce que les comptabilité n'est pas dans la bonne période - on a pris du retard dans la comptabilité - alors plutôt que de transférer à la comptabilité, on transfère dans un lot. Et le moment venu, on transfère le lot à la comptabilité.

[Petale40]

Merci de m'avoir éclairer...je commence à mieux comprendre. Je fais de la tenue de livre pour un client dont notre travail est de fermer les mois. Comme je n'avais pas encore fermer la période 6 (nov.), eux, ils ont continué à faire des transactions pour la période 6 mais en date de décembre. Si j'ai bien compris, je dois vérifier que les transactions de décembre ont été stocké dans un lot pour que moi, lorsque je vais fermer le mois de décembre, je n'aurais qu'à transférer le lot à la comptabilité.

En fermant la période 6 de mon côté, ils sont tombé automatiquement dans la période 7 qui est la bonne période mais est-ce grave d'avoir entrer des transactions dans la mauvaise période mais dans le bon mois en terme de date??? Le problème sera le même à chaque mois. Donc en janvier, des transactions sera entrées dans la mauvaises périodes tant et aussi longtemps que le mois de décembre ne sera pas fermé...

[PlanteG]

Les transactions datées en décembre sont faites dans quelle module; Comptabilité, Comptes Clients ou Comptes Fournisseurs ? Il ne faut pas oublier que les transactions de modules CC et CF n'existent pas dans la Compatibilité tant qu'elles ne sont pas transférées.

Au points de vue de la Compatibilité, Acomba ne travaille pas avec les dates mais avec les périodes. Dans votre cas, la période 6 est celle de novembre. Si des transactions de décembre sont transférées dans la période 6, en fait si des transactions sont transférées dans la mauvaise période de la comptabilité, alors les états financiers seront mauvais.

[Petale40]

Je comprends oui mais ce sont des transactions qui ont été fait via les cc et cf et non dans le GL et de ce que j'ai vu vite vite, elles sont dans un lot donc c'est à moi de les transférer au bon moment c'est ça? Tout ce que fait le client est sa facturation et ses dépôts. Comme on fait de la comptabilité de caisse toutes les transactions qui se fait via le GL c'est nous qui passons l'écriture à la fin du mois.

[PlanteG]

Quand on fait des transactions dans les CC et les CF, elles sont créées dans ces modules uniquement (des journaux auxiliaires), sans égard à une période comptable. Elles seront inscrites dans la comptabilité par la fonction de transfert dans la période courante ou précédente au moment de faire l'opération.

Donc pour transférer les transactions de décembre à la période 7, on attend que la période courante dans la Comptabilité soit la 7 et:

• au moment du transfert on coche l'option Date active
  
• on tape comme date 31 déc. 2012
  
• et on procède au transfert dans la période courante

Le fait de cocher Date active indique à Acomba de ne pas transférer les transactions dont la date est postérieure à la date indiquée, donc dans notre cas, si des transactions existent en janvier 2013, elles ne seront pas transférées !

Ça n'a rien à voir avec les lots, car les lots ne concernent que les transactions dans la Comptabilité.

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