Petite caisse dans les Fournisseurs

[stcogolin]

Bonjour,
Nous avons présentement différents traitements de factures fournisseurs selon leur mode de paiement. J 'essaie présentement de simplifier nos procédures. J'aimerais que toute facture, peut importe son mode de paiement soit rentrée dans le module fournisseurs et soit accessible aux rapports fournisseurs. J'ai déjà pris connaissance du thread qui explique comment faire ceci pour les cartes de crédit mais j'aimerais aussi pouvoir le faire pour les factures payées par la petite caisse. Celle-ci est renflouée au besoin, et ca ne coincide pas toujours avec le transfert mensuel a la comptabilité des factures/paiements fournisseurs. Quelqu'un a-t-il une idée sur comment implémenter un tel système?

[nanouke33]

pour la petite caisse tu paie tes fournisseurs avec encaisse alors tu te fait un registre de petite caisse sur excel et apres tu tu fait ton ecriture de petite caisse dans onglet comptabilite ecriture a plus

[stcogolin]

C'est ce que l'on fait présentement mais je veux justement essayer d'éviter d'écrire ces dépenses directement dans la comptabilité (pour pouvoir consulter des rapports par fournisseurs qui sont complets et aussi pour éviter d'avoir à passer par Excel.)

[PlanteG]

Voici une ébauche de solution.

Si le compte de petite caisse était de type banque, vous pourriez utiliser le module des Fournisseurs. Les factures payées par la petite caisse seraient payées en tirant un chèque sur cette pseudo-banque. Il faudra aussi concilier cette banque.

[nanouke33]

tu peut entree tes fournisseurs dans tes comptespayable et les entree dans ton plan comptable et pour chaque fournisseur tu va avoir tout ce que ca te prend a plus

[stcogolin]

Merci pour vos réponses mais je ne crois pas que ca puisse faire l'affaire.

Pour la suggestion de nanouke, je ne veux pas encombrer mon plan comptable avec la grande quantité de petits fournisseurs qui se retrouvent dans la petite caisse.

Pour la suggestion de PlanteG, mon problème est que puisque la petite caisse doit être renflouée au besoin et non pas systématiquement a chaque fin de mois, je devrais pouvoir transférer à la comptabilité ces transactions de petite caisse séparément des chèques fournissseurs sinon je débalancerais ma fin de mois. Mais je ne crois pas qu'un tel transfert soit possible sans avoir à mettre individuellement tous les cheques en arrêt puis les réactiver. Serait-il possible de réserver une plage numérique pour les "# de chèque" des transactions de petite caisse et les transférer ensuite en lot via excel et ODBC?


Merci quand meme. C'est dommage car le module fournisseur pourrait être beaucoup plus utile s'il englobait aussi les autres modes de paiement.

[PlanteG]

Serait-il possible de réserver une plage numérique pour les "# de
chèque" des transactions de petite caisse et les transférer ensuite en
lot via excel et ODBC?

Chaque banque a ses propres numéros de chèques. Dans l'éventualité où la petite caisse est une banque, les paiements faits par la petite caisse n'impactent aucunement les vrais chèques faits dans la vrai banque. Au moment de payer un fournisseur, vous sélectionnez la petite caisse et hop le paiement sort de la petite caisse . Mais ça implique d'imprimer un chèque. Vous mettez à ce moment un feuille de papier à recycler dans l'imprimante tout simplement. Mettez comme date le jour où le paiement a été effectué, ça va vous faciliter le travail au moment de concilier cette fausse banque.

C'est dommage car le module fournisseur pourrait être beaucoup plus utile s'il englobait aussi les autres modes de paiement.

Effectivement ça manque. Je suis pas mal sûr que ce sera inclus dans la prochaine grosse version d'Acomba, la 10, qui est une réécriture complète de l'application. En attentant, il faut être créatif - pas dans le mauvais sens du terme .

[Gisele Gauthier]

Bonjour
Voici une facon de faire -Pour débuter le tout
1. On fait un chèque pour 'Petite Caisse' en créditant la banque (en général gl 1002) et en débitant gl 1003 (ex.: qu'on aura crée) 'Petite Caisse' section Des Actifs et qu'on pourra concilier en tout temps. On aura un solde débiteur de 300$ (comme les cptes de banque). Ce compte devra être créer comme la banque pour pouvoir faire des chèques de ce compte.
Ensuite pour les dépenses encourues
1. Au livre Fournisseurs - On y va par sorte de dépenses
- on crée un compte 'Essence' un compte'Timbres-postes' un compte'Lunchs', etc...en attribuant les # de gl comme, frais de dépl, repas, etc...à ces comptes de gl.
2. On inscrit les dépenses attribuées à tous ces comptes de fournisseurs
3. Lorsque l'on doit renflouer la petite caisse,on envoie à 'traitement différé' les depenses pour chaque fournisseur mentionné ci-haut en cochant toutes ces dépenses pour 1 seul chèque total en sélectionnant 'Petite caisse' d'où le chèque sera créditer (solde créditeur pour 1 dépense). On imprime le chèque.

On pourra voir la différence sur la balance de vérification: solde du début $300 moins les dépenses, tout va se concilier de lui-même.

Par contre, dans la charte du grand livre, on doit avoir créé un compte de banque 'Petite caisse' gl 1003 (après la banque) pour le balancer avec les chèques des dépenses encourues et pouvoir accéder par choix de Banque, CPop.
Bonne chance
gigi

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